Digitale Unternehmensoptimierung

Das bringt die Online Zeiterfassung!

Zettelchaos? Arbeitszeitbetrug? Unfaire Stundenabrechnung? Das alles kann längst der Vergangenheit angehören, denn moderne Unternehmen setzen heute auf Online Zeiterfassung. Warum? Weil es einfacher ist, effizienter, transparenter und fairer.

Vertrauen ist der Grundsatz in jedem Unternehmen, doch die Fälle von Arbeitszeitbetrug auf der einen und Überziehung der gesetzlich angeordneten Arbeitszeit auf der anderen Seite sind und bleiben ein Problem. Eine transparente Zeiterfassung ist daher unerlässlich, um für maximale Fairness und Rechtssicherheit zu sorgen.

Zentraler Check über den aktuellen Status der Mitarbeiter

Große Unternehmen der modernen Wirtschaft verfügen oft über Hunderte Mitarbeiter. In der Führungsebene einen Überblick zu bekommen, wer aktiv anwesend ist, wer Urlaub hat und wer gerade aus Krankheitsgründen zu Hause ist, kann mit wachsender Unternehmensgröße unmöglich werden. Ausfälle müssen dann per Zettelchaos kompensiert werden, es kann länger dauern, einen passenden Ersatz zu finden.

Dank digitaler Zeiterfassungssysteme werden nicht nur sekundengenau alle Arbeitszeiten festgehalten, sondern auch An- und Abwesenheit dokumentiert. Im Ernstfall genügt ein Blick aufs Smartphone, um herauszufinden, welche Positionen gerade besetzt ist. Für Personalverantwortliche und Vorgesetzte eine deutliche Erleichterung mit weniger Zeitaufwand.

Per App oder an der Stempeluhr: Zeiterfassung nach individuellen Bedürfnissen

Die Geschichte der Stechuhr ist mehrere Hundert Jahre alt und das zeigt, wie wichtig das Thema Kontrolle im kapitalen System ist. Heute spielt allerdings auch Individualität eine Rolle, denn Arbeitstätigkeiten werden nicht nur zentral an einem Ort, sondern flexibel durchgeführt. Homeoffice, mobiles Office und Outdoor-Aufgaben führen dazu, dass nicht mehr jeder Mitarbeiter am Morgen die Stechuhr betätigen kann.

Daher bieten moderne Zeiterfassungs-App die Möglichkeit, eine digitale Stempeluhr zu nutzen. Diese kann einfach per App aufs Handy geladen werden und erfasst die Arbeitszeit sekundengenau. Dank der direkten Übertragung an die Personalabteilung unterstützt das virtuelle Vorgehen die Erstellung der Gehaltsabrechnung und erleichtert so den Verwaltungsaufwand.

Weitere Vorteile bestehen darin, dass sich jedes Tablet und Notebook heute in ein digitales Zeiterfassungsterminal umwandeln lassen. Es braucht daher keine kostenintensive Neuanschaffung mehr, sofern die geeignete Software vorhanden ist.

Projektbezogene und arbeitsbezogene Arbeitszeiterfassung – die Unterschiede

Die geleisteten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters lassen sich auf zwei unterschiedliche Wege dokumentieren. Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich verschärft wird, lohnt es sich bereits im Vorfeld die unterschiedlichen Methoden kennenzulernen.

Die arbeitszeitbezogene Erfassung berücksichtigt die Anwesenheitszeiten des Mitarbeiters abzüglich der gesetzlichen Pausen. Welche Arbeitsleistungen tatsächlich absolviert wurden, wird bei dieser Art der Dokumentation nicht berücksichtigt.

Die projektbezogene Arbeitszeiterfassung widmet sich hingegen unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Welche Projekte wurden betreut, wie lange fand eine exklusive Kundenberatung statt, welche anderen Tätigkeiten wurden absolviert. Für Fachabteilungen und Agenturen kann diese aufgeschlüsselte Dokumentation entscheidende Vorteile bringen. Auch wenn die Abrechnung einzelner Dienstleistungen über verschiedene Unternehmen erfolgt, braucht es die Projektbezogenheit. Hiermit kann sekundengenau erfasst werden, welche Zeit für welche Aufgabe investiert wurde.

Keine Angst vor der Implementierung – innovative Benutzeroberflächen machen den Umstieg leicht

Die gute alte Stechkarte ist vor allem älteren Arbeitnehmern noch ein Begriff. Wer vergisst zu Stempeln, muss umständlich in der Personalabteilung vorsprechen, um die geleistete Arbeitszeit nachtragen zu lassen. Doch so fortschrittlich und modern sind viele Unternehmen bis heute nicht. So gibt es nach wie vor Betriebe, die mit handgeschriebenen Stundenzetteln arbeiten.

Für die Personalabteilung das blanke Chaos, denn spätestens wenn die Lohnabrechnung erstellt werden muss, sind handgeschriebene Notizen oft nicht mehr viel wert.

Moderne und digitale Zeiterfassungstools verfügen über eine innovative Benutzeroberfläche, die für junge und ältere Arbeitnehmer leicht zu erlernen ist. Es dauert in der Regel nicht länger als zehn Minuten, bis die Einführung der neuen und digitalen Methode erfolgt ist. Eine kurze Einführung der Mitarbeiter und schon kann am nächsten Tag mittels virtueller Stempeluhr eingecheckt werden.

Die Vorteile der Online Zeiterfassung für große und kleine Unternehmen

Nicht nur Großkonzerne brauchen einen Überblick darüber, welcher Mitarbeiter gerade anwesend ist und wie lange gearbeitet wurde. Auch in kleinen Firmen droht immer wieder das Risiko von Arbeitszeitbetrug oder unabsichtlicher Zeitverlängerung. Hier eine vergessene Raucherpause, dort fünf Minuten länger aufgeschrieben, all diese Kleinigkeiten zahlt am Ende das Unternehmen. Die Vorteile der stichfesten online Zeiterfassung liegen daher auf der Hand:

  • Sekundengenaue Pausenerfassung: Jede Pause, egal ob für die Zigarette zwischendurch oder für das Mittagessen, kann sekundengenau erfasst werden. Die Personalabteilung erhält so einen Überblick, wie häufig Mitarbeiter tatsächlich Raucherpausen machen und den Arbeitsfluss behindern.
  • Verfügbare Apps im Appstore: Es braucht keine neuen Geräte, Mitarbeiter können die App zur online Zeiterfassung ganz einfach über den App Store herunterladen. Wahlweise kann das Programm auch über den mobilen Browser verwendet werden.
  • Praktische Notizen für direkte Transparenz: Verzögerungen sind Alltag in vielen Branchen und können dank mobiler Arbeitszeiterfassung transparent kommuniziert werden. Jeder Mitarbeiter kann Notizen in seiner App hinterlegen, die der Personalabteilung sofort zur Verfügung stehen.
  • Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung: Die digitale Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten schützt Arbeitgeber vor Regressansprüchen. Gerichtlich sind die an die Personalabteilung übergebenen Zeiten geltend.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – ein Rückschritt zu mehr Überwachung?

Kritiken bezüglich des Datenschutzes und mangelnden Vertrauens in die Arbeitnehmer gab und gibt es schon immer. Doch von der Einführung eines online Zeiterfassungssystems profitieren nicht nur Arbeitgeber. Auch Mitarbeiter selbst haben Vorteile, wenn ihre geleisteten Arbeitszeiten direkt erfasst werden und nicht mehr veränderbar sind.

So beispielsweise bei Überstunden, die in vielen Personalabteilungen zum Zähneknirschen führen. Diskussionen, ob tatsächlich so viel gearbeitet wurde, Reduktionsversuche und vieles mehr belasten das Arbeitsverhältnis. Die Zeiterfassung per App gibt einen direkten Überblick darauf, welche Stundenzahl gearbeitet wurde und hält auch Überstunden rechtssicher fest. Wünscht das Unternehmen keine Ansammlung von Überstunden kann durch die Echtzeitkontrolle jederzeit eine Arbeitszeitreduktion für einen bestimmten Zeitraum erfolgen.

Die Einführung der digitalen Arbeitszeitüberwachung ist nicht gleichbedeutend mit automatischem Misstrauen der Personalabteilung. Viel eher geht es darum, faire und transparente Bedingungen für alle Mitarbeiter zu schaffen. Überzogene Zigarettenpausen zulasten der anderen, zu gering abgerechnete Arbeitszeiten oder Mogeleien, die auf dem Rücken aller ausgetragen werden, können so effizient verhindert werden.

Das Arbeitsverhältnis wird weniger belastet, denn es müssen keine einzelnen Positionen auf dem Stundenzettel erklärt werden und es gibt auch keine heißen Wangen mehr, wenn der Zettel am Ende des Monats nicht mehr auffindbar ist. Das digitale System bringt also in vielerlei Hinsicht Ruhe in Abteilungen und Unternehmen, denn es sorgt dafür, dass menschliche Fehler, ob beabsichtigt oder unbeabsichtigt, verhindert werden.

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